電子帳簿保存法は、2024年1月に改正となりました。電子取引の資料の保存が義務付けられました。電子帳簿保存法には、法人・個人問わず保存期間も定められているので、遵守しなければなりません。

本記事では、電子帳簿保存法の保存期間について解説します。保存の対象となっている書類や保存方法も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

 

 電子帳簿保存法について

電子帳簿保存法とは、事業者（法人・個人）が、国税関係帳簿や決算関係書類・取引関係書類といった国税関係書類について、電磁的記録（電子データ）による保存を認める法律です。従来は紙で保存することを義務付けられていた書類が、電子データとして保存することが可能となりました。ここでは、電子帳簿保存法についての概略と、対象となる書類について解説します。

 

 電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は、企業や個人事業主が税務に関する帳簿書類を電子的に保存するように定められた法律です。

 

従来、帳簿や領収書、請求書などは、紙媒体で保存することとなっていました。電子帳簿保存法の施行後は、事業者は帳簿書類を電子データとして保存することが法的に認められました。

 

電子帳簿保存法により、帳簿や書類を電子化して保管ができるようになり、紙媒体の保管スペースや管理の手間が軽減されることが見込まれています。ただし、電子データでの保存は、一定の条件を満たすことが必要です。

 電子帳簿保存法の対象書類

 

電子帳簿保存法で対象となる書類には、主に次の3つの区分があります。

 

• 国税関係帳簿
• 国税関係書類
• 電子取引の取引情報

 国税関係帳簿

国税関係帳簿は、国税（法人税法や所得税法など）に関する法律において、保存が定められている帳簿です。主な国税関係帳簿には、以下のものがあります。

 

• 仕訳帳
• 総勘定元帳
• 売掛帳
• 買掛帳
• 固定資産台帳　など

 

 国税関係書類

国税関係書類は、国税に関する書類をいい、「決算関係書類」「取引関係書類」の2つに分けられます。「決算関係書類」として、「損益計算書」「貸借対照表」「試算表」などがあり、「取引関係書類」には、「請求書」「領収書」「納品書」などがあります。

 

 電子取引の取引情報

:電子取引の取引情報は、電子取引により授受されるもので、国税関係書類における「取引関係書類」が、電子取引の取引情報に当てはまります。

 

電子帳簿保存法では文書の保存期間はどれくらい？

電子帳簿保存法に基づいて文書を保存する場合、保存期間は、紙で保存する場合と同様の期間です。また、法人と個人事業主でも、保存期間がそれぞれ異なります。

 

ここでは、法人・個人事業主それぞれの場合の文書の保存期間について解説します。

 法人の場合の保存期間

法人の場合、原則として文書の保存期間は7年間です。ただし、欠損金の繰越控除を受ける時報人については、10年間の保管が必要です。欠損金の繰越控除とは、税務上の赤字を翌年度に繰り越して節税できる制度で、最大10年間繰り越しができます。

 

法人の場合、「法人税法」または「会社法」により保存期間が定められています。

 法人税法による保存期間

国税庁によると、法人は税務関連の帳簿や書類を7年間保存することが義務付けられています。

帳簿として、仕訳帳や総勘定元帳、売掛帳や買掛帳、現金出納帳などがあります。

また、書類は「決算関係書類」「取引関係書類」の2種類あり、「貸借対照表」「損益計算書」「試算表」などが「決算関係書類」です。

「請求書」「領収書」などは、「取引関係書類」になります。

 

ただし、10年間保存が必要となる場合として、以下の場合があるので注意しましょう。

 

• 青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が生じた事業年度
• 青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度

 

 会社法による保存期間

会社法に基づく場合、法人が作成する仕訳帳や総勘定元帳といった帳簿や、貸借対照表等、決算関係書類は10年間の保存が義務付けられています。一方で、法人税法で保存期間が定められている「取引関係書類」には、定めがありません。

 

まとめると、以下のようになります。

【保存が必要な帳簿・書類】

		帳簿	書類
			決算関係書類	取引関係書類
具体的な 帳簿・書類例		・仕訳帳 ・総勘定元帳 ・売掛帳 ・買掛帳 　など	・貸借対照表 ・損益計算書 ・試算表 　など	・領収書 ・請求書 ・見積書 ・納品書 　など
保存期間	法人税法	7年（欠損金の繰越控除を受ける場合、10年）
	会社法	10年		－

 

 個人事業主の場合の保存期間

個人事業主の場合は、確定申告の方法、つまり「青色申告事業者」か「白色申告事業者」により保存期間が異なります。

 

 青色申告事業者の場合

青色申告を行っている個人事業主に対しては、帳簿や損益計算書や貸借対照表といった決算関係書類、および領収書や小切手控など現金預金取引等関係書類は7年間保存しなければなりません。

また、請求書や見積書など、取引に関して作成した書類については、5年間の保存が必須です。

 

【保存が必要な帳簿・書類】

	保存を要するもの		保存期間
帳簿	仕訳帳・総勘定元帳・現金出納帳・売掛帳・買掛帳・経費帳・固定資産台帳など		7年
書類	決算関係書類	損益計算書・貸借対照表など
	現金預金取引等関係書類	領収証・小切手控・預金通帳・借用証など
	その他の書類	請求書・契約書など	5年

 

（注：前々年分の事業所得および不動産所得の金額が300万円以下の場合、5年）

 白色申告事業者の場合

白色申告を行っている個人事業主についても、保存期間が定められています。

収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）は7年間、その他の帳簿書類に関しては5年間となっています。

 

【保存が必要な帳簿・書類】

	保存を要するもの	保存期間
帳簿	収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）	7年
	業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿）	5年
書類	決算に関して作成した棚卸表その他の書類
	業務に関して作成し、または受領した書類 （請求書、納品書、送り状、領収書など）

 

 副業で業務に係る雑所得がある場合

2022年度の所得税の確定申告より、業務に係る雑所得を有し、その年の前々年分の業務に係る雑所得の収入金額が300万円を超える場合にも、現金預金取引等関係書類を保存しなければならなくなりました。保存期間が5年間であるので、注意しましょう。

 

 適格請求書（インボイス）の保存期間（消費税法）

2023年10月より施行された適格請求書等保存方式（インボイス制度）ですが、適格請求書もまた保存期間が定められています。買手が、消費税の納税額の計算方法である「仕入税額控除」を適用する場合、適格請求書（インボイス）を入手し、7年間保存することが必要です。

適格請求書は、特定事項が記載された請求書などの書類であり、要件を満たしていれば、請求書や領収書といった名称を問わず適格請求書に当てはまります。所得税法上においては請求書や領収書は5年間となっていますが、適格請求書に該当する場合、保存期間は7年間となるので注意が必要です。

 

適格請求書における保存の起算日に関して、適格請求書を発行した日、あるいは受け取った日が属する課税期間の末日の翌日から2ヶ月が経った日から7年間となります。

 

 帳簿書類の保存方法ついて

電子帳簿保存法に基づいた保存方法として、以下の3つの方法に分けられています。

 

• 電子取引のデータ保存
• スキャナ保存
• 国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）

 電子取引のデータ保存

電子取引のデータ保存は、電子取引で発生した請求書などの文書を、データのまま保存することをいいます。2024年1月より義務化されました。

 

電子取引のデータ保存を行うにあたり、一定の要件を満たす必要があります。「真実性の確保」と「可視性の確保」です。真実性の確保は、タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行うなど、保存するデータに改ざん防止措置が取られていることが求められています。可視性の確保は、必要なデータを即座に提示できる体制を整えておくことをいいます。

 

 スキャナ保存

スキャナ保存は、紙で受領した領収書や請求書など国税関係書類や、自社が紙で作成した国税関係書類をスキャンして、電子データとして保存する方法です。

また、見積書や注文書など資金や物の流れには直結しない書類もスキャンして保存します。

 

スキャンするためには、解像度やカラー画像による読み取り、タイムスタンプの付与といった取り決めが定められているので、遵守してスキャナ保存する必要があります。

 

 国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）

国税関係帳簿書類の電子保存、通称「電子帳簿保存」とは、帳簿や書類を電磁的記録で保存することをさします。仕訳帳や総勘定元帳、決算書など、国税関係帳簿が含まれていますが、電子帳簿保存は任意であるため紙媒体での保存でも問題ありません。

 

国税関係帳簿書類に関しても、電子取引のデータ保存同様、「真実性の確保」と「可視性の確保」を目的として、一定の保存要件があるので、保存する際には注意が必要です。

 

 保存期間が終了した帳簿書類の処分方法について

保存期間が終了した帳簿書類の処分方法に関して、速やかに破棄する必要があります。具体的には、紙の場合、シュレッダーしたり、電子データの場合は復元できないように削除したりします。

 

保存期間を過ぎていても帳簿や書類を管理することは特段の問題はありません。定められた保存期間において、帳簿や書類をしっかり管理することが重要です。管理方法や運用方法を事業者ごとに決め、問題ないように保管するように努めましょう。

 

 まとめ

電子帳簿保存法に定められている書類には保存期間があります。紙媒体での保存期間同様、法人税法で定められている書類は原則7年間です。ただし、欠損金の繰越控除を受ける法人事業者は10年間となります。会社法では帳簿や決算関係書類は10年で、見積書や領収書といった取引関係書類には定めがありません。法人においては、10年間保存することを推奨します。保存には､ＨＤＤ､ＳＳＤ、光ディスク､クラウドサービスなどの中から長期間保存できる信頼性の高いものをできれば複数選びましょう。

また、個人事業主では、書類によっては、青色申告または白色申告により5年の保存期間もあるので注意しましょう。

 

適格請求書における保存期間は、適格請求書の発行日、または受取日の属する課税期間の末日の翌日から2ヶ月経過した日から7年間となっています。

 

帳簿書類の保存方法として、「電子取引のデータ保存」「スキャナ保存」「「電子帳簿等保存」があります。

帳簿や書類が、どの保存方法に該当するのか確認することが重要です。

本記事を参考に、帳簿や書類の保存期間や保存方法の見直しをされ、間違いのないよう保存しましょう。