電子帳簿保存法は2022年に施行されましたが、2024年1月の改正により、ほとんどの事業者が対象となりました。今まで紙で保存していた国税関係帳簿や国税関係書類などが、改正により、義務化や任意の違いはあるものの電子化保存することが必要となりました。
本記事では、電子取引のデータ保存が義務化となった電子帳簿保存法について解説します。
対象種類や罰則について紹介し、今後、企業や事業者が、電子帳簿保存法についてどのように対応すればいいのかについて紹介します。
まだ対応できていない、あるいはどのような準備をすればいいのかお悩みの事業所は、ぜひ参考にしてください。
そもそも電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は、従来紙で管理していた帳簿や書類を、電子データとして保存するにあたっての取扱い方法を規定した法律です。
電子帳簿保存法は、帳簿の保存を効率化し、デジタル社会に適した形での保存を推進することを目的としています。
電子帳簿保存法により、企業は紙書類の管理負担を減らし、業務効率の向上が見込まれます。
また、罰則規定を設けることで、企業は正確な管理が求められるようになりました。
ほぼすべての事業者が対象
改正電子帳簿保存法では、ほぼすべての事業者が対象となります。
法人だけでなく、個人事業主やフリーランスも事業者に含まれ、規模に関係なく適用を受けます。中小企業や個人事業主も、対応を怠ると罰則の対象となる恐れがあるため、準備を速やかに進めることが重要です。
対象書類について
電子帳簿保存法の対象となる書類は多岐にわたります。事業者は、どの書類を電子保存する必要があるかを確認し、適切な対応を行うことが重要です。
<h4>電子帳簿保存法の対象となる書類
電子帳簿保存法の対象となる書類は、以下の3つの種類の書類です。
- 国税関係帳簿
- 国税関係書類
- 電子取引のデータ
国税関係帳簿は、事業者が日常事業活動を行ううえで作成する帳簿類を指します。主な帳簿類として、次のものがあります。
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 売掛帳
- 買掛帳
- 現金出納帳
- 固定資産台帳
国税関係書類は2種類あり、大きく分けて「決算関係書類」と「取引関係書類」があります。
「決算関係書類」に該当するのは、決算時に作成する書類です。貸借対照表や損益計算書、試算表、棚卸表などが該当します。
「取引関係書類」は、取引先等から受け取ったものや、紙で発行したものが該当し、具体的には、請求書・領収書・契約書・納品書などが相当します。
各事業者の控えや、取引先より受領した書類の双方が対象となります。
電子帳簿保存法の対象外の書類
電子帳簿保存法には、対象外の書類もあります。例えば、社内のメモや非公式な文書などは電子帳簿保存法の対象外です。
また、国税関係帳簿を事業者自身がパソコンで作成していない場合も、対象とはなりません。
具体例として、事業者自身が作成している手書きの帳場や、税理士事務所が作成している紙の決算書類があります。
しかし、手書きの請求書や領収書などといった取引関係書類については、スキャナ保存する必要があるため、注意しましょう。
電子帳簿保存法で求められる3つの区分
電子帳簿保存法では、保存要件として、義務的なものと任意的なものの3つの区分があります。
- 【義務】電子取引のデータ保存
- 【任意】国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）
- 【任意】スキャナ保存
事業者は、内容に応じて、適切な保存方法が求められます。
<h4>【義務】電子取引のデータ保存
電子取引によるデータの保存は義務化され、インターネット上で行われた取引に関する書類や請求書などが含まれます。
電子取引のデータ保存要件には2つの要件を満たしておく必要があります。
- 真実性の要件
- 可視性の要件
真実性の要件とは、保存された電子データが改ざんされていないことを保証するための要件です。具体的には、タイムスタンプやバージョン管理システムの導入、電子署名などがあります。真実性の要件を満たすことで、データの信頼性が確保され、第三者からも信頼できるデータであると認められます。
可視性の要件は、保存されたデータが常に閲覧可能で、税務当局が要求した場合にすぐに提供できる状態であることが必要です。電子帳簿保存法では、データを検索できる機能を備えておくことが必要とされ、あわせて、データが読みやすく整理されていることも求められます。
<h4>【任意】国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）
国税関係帳簿書類の電子データは、任意保存として規定されています。パソコンで作成している国税関係帳簿や国税関係書類については、保存要件が定められているので従う必要があります。
一方で、税理士事務所が紙で作成した決算書類など国税関係帳簿については、紙での保存で問題ありません。
<h4>【任意】スキャナ保存
請求書や領収書といった、紙で受け取った書類や、紙で発行した書類の控えなどは、任意ではありますが、スキャナで電子保存することになっています。
スキャナ保存の場合において、書類を「重要書類」「一般書類」の2種類に分けて要件設定しています。
重要書類とは、資金や物の流れに直結・連動する書類です。契約書・納品書・請求書・領収書などが該当します。
一般書類とは、資金や物の流れに直結・連動しない書類です。具体例として、見積書・検収書・注文書などが相当します。
電子帳簿保存法の「罰則規定」
電子帳簿保存法に違反した場合、罰則規定が設けられています。
事業者が法律に従わず、適切にデータを保存していない場合、罰則を受ける恐れがあるので注意が必要です。
電子帳簿保存法に違反した場合の罰則
電子帳簿保存法に違反した場合、以下の3つの罰則があります。
- 青色申告の取り消し
- 100万円以下の罰金
- 重加算税10％の課税
それぞれについて解説します。
<h4>青色申告の取り消し
青色申告を行っている事業者が電子帳簿保存法に違反した場合、青色申告の承認が得られないことがあります。最大65万円の青色申告特別控除が受けられなかったり、赤字の繰り越しが認められなくなったりするなど、税制面での恩恵が受けられなくなるので注意しなければなりません。
<h4>会社法違反による100万円以下の罰金
電子帳簿保存法に違反すると、会社法第976条に抵触する恐れが発生します。帳簿や書類の記録や保存についての規定が、電子帳簿保存法の違反と判断され場合、100万円以下の過料が科せられることがあります。
<h4>重加算税10％の課税
重大なペナルティとして、重加算税が課されることがあるので要注意です。特に、故意に帳簿を改ざんしたり、隠蔽行為を行ったりした場合、通常の追徴課税に加えて重加算税が10％課されます。
税務当局が悪質と判断したケースに適用され、事業者は経営に深刻なダメージを与えかねません。
【例外】災害ややむを得ない事情などが認められたときは？
災害ややむを得ない事情があった場合は、罰則が免除されることがあります。具体例としては、地震や洪水などの自然災害により電子データが損壊した場合や、予期せぬシステム障害によってデータが消失した場合です。
ただし、これらの例外が認められるには、事業者が適切な措置を講じていたことや、直ちに修復に応じた証拠を示す必要があります。
電子帳簿保存法に対応するために必要なこと
電子帳簿保存法に対応するためには、事業者はどのような点に注意が必要でしょうか。
以下の5点がありますので、これらを解説します。
- 電子帳簿保存法の保存要件・対象書類の理解
- 保存方法を決めておく
- 電子帳簿保存法に対応したシステムの導入
- ワークフローの整備
- 社員のコンプライアンス教育の実施
電子帳簿保存法の保存要件や対象書類の理解
電子帳簿保存法で定められている保存要件と対象書類を正確に理解することが重要です。
自社が取り扱う書類やデータが、電子帳簿保存法の対象であるかを確認し、電子帳簿保存法に応じた保存方法を検討する必要があります。
保存要件を満たしているのかを十分精査して、間違いのない保存することに努めましょう。
保存方法を決めておく
保存方法を事前に決めておくことも、電子帳簿保存法に対応するために必要といえるでしょう。保存方法として、以下のケースが考えられます。
- 社内サーバー
- クラウド
- CDやDVD
社内サーバーでのデータ保存は、事業者がデータを直接管理できるため、データの保護が容易であると考えられます。一方で、定期的なメンテナンスやセキュリティ対策が欠かせません。サーバーの運用コストが必要であるので、導入には慎重に行う必要があるでしょう。
クラウドサービスを利用することも、電子帳簿を保存するのに有効な方法です。データの保存と管理が外部業者に委託されるため、運用の手間が軽減されます。
社内サーバー同様、クラウド導入にはコストがかかるので、事業者にとって有益であるのかについて十分検討する必要があるでしょう。
データをCDやDVDに保存する方法も有効な手段として考えられます。
膨大な量のデータを保存するのに適しているのか、保管場所においてセキュリティ面で問題がないか検討する必要があります。サーバーやクラウドと併用して管理することも利用方法の一つとして考えるのがいいかもしれません。
電子帳簿保存法に対応したシステムの導入
電子帳簿保存法に対応するためには、専用のシステムやクラウドサービスを導入することも検討するのも一つの方法として考えられます。
電子帳簿保存法に対応したシステムやクラウドサービスであれば、法律に準拠した要件で保存が可能です。検索性の向上が見込まれ、効率よく電子保存ができるでしょう。
ワークフローの整備
社内でのワークフローを整備し、電子帳簿保存法に対応した業務フローを確立することも大切です。特に、教育体制の整備や人材育成・研修システムを構築することで、社内全体の意識の向上が見込まれます。
担当部署の社員だけでなく、社員一人ひとりに教育することで、意識の向上が図れます。一方で、専門知識を持った人材を育成もまた、法律に見合った運用ができるような体制作りには重要です。
社員のコンプライアンス教育の実施
社員全体に対してコンプライアンス教育を実施し、法令遵守の意識を高めることも企業にとっては重要です。電子帳簿保存法に限らず、企業が運営するうえで不可欠な法律等に関して教育を行うことで、法令違反といったリスクから回避することが可能となります。
【まとめ】罰則を回避するためにも電子帳簿保存法をしっかり理解することが大切
電子帳簿保存法は、従来紙で管理されていた帳簿や書類を、電子データとして保存する際の取扱い方法を規定した法律で、2024年1月より改定されました。法人・個人事業主関係なく、ほぼすべての事業者が該当します。
対象書類や保存方法が定められており、不備があると以下の罰則を受けます。
- 青色申告の取り消し
- 100万円以下の罰金
- 重加算税10％の課税
保存要件や対象書類の理解や保存方法、電子帳簿保存法に適したシステムの導入など、電子帳簿保存法に対応した仕組み作りを、事業者が検討・構築することが重要です。